Gemeente Oss:
'We geven elkaar alle ruimte'
Gemeente Oss en depostBode zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. We zijn namelijk voortgekomen uit de postvoorziening van IBN, die tot 2006 de post voor de gemeente verzorgde. Inkoopmanager Harm van der Toolen werkte toen al op het stadhuis. Wies van der Zanden, projectleider digitalisering, kwam een paar jaar later. Het duo vertelt over de samenwerking van nu.
Traditioneel en digitaal
Harm: “De basis is het traditioneel bezorgen van onze post en pakketten. Dat gaat om tienduizenden brieven per maand. Vooral regionaal, maar ook landelijk. Ook verzorgt depostBode verschillende mailings op verschillende gebieden. Tegenwoordig vaak op die van duurzaamheid en energie. Dan printen, couverteren en bezorgen ze onze stukken.”
Wies: “We gaan steeds meer digitaal communiceren met inwoners, waarbij we de keuze aan hen laten. Dat kan via de BerichtenBox van MijnOverheid. Verder helpen we onze collega’s van het Sociaal Domein met de Digitale Postkluis. Ze kunnen daar veilig documenten achterlaten, waarna depostBode deze ‘ophaalt’, print, vouwt, en bezorgt. Dat scheelt collega’s veel tijd.”
Meedenken
Wies: “Hoe we onze post zo goed en veilig mogelijk kunnen digitaliseren? Dat ontdekken we echt samen met depostBode. Hans is bijvoorbeeld lid van onze stuurgroep. Hij denkt mee over verschillende thema’s en knelpunten, en helpt ons die op te lossen. Daarbij geven we elkaar alle ruimte. Terwijl depostBode allang klaarstond met de kluis, waren wij bijvoorbeeld nog druk met de data protection impact assessment (DPIA). Hans zei toen: ‘Doe vooral wat nodig is. Qua veiligheid, maar ook om collega’s mee te krijgen in de verandering.’ Dat werkt fijn.”
Stap voor stap
Harm: “We willen de Digitale Postkluis stap voor stap in onze organisatie implementeren. Afdelingen werken namelijk met verschillende applicaties en communiceert op andere manieren met inwoners. Daarbij kijken we steeds hoe we processen kunnen koppelen aan de BerichtenBox en de mogelijkheden bij depostBode. Met als doelen: inwoners zo goed mogelijk helpen en zoveel mogelijk digitaliseren. De fysieke post zal dus afnemen, maar onze samenwerking blijft!”
Samenwerkingen
